Dokument

Att publicera information i dokument på webben är alltid ett andrahandsval. Om en text lika gärna kan ligga direkt på en webbsida ska den göra det. Det ger en bättre tillgänglighet, bättre träffar i sökmotorer och är enklare att läsa via mobilen.

Dokument lagras på olika platser

Dokument med kort livslängd

Filer av tillfällig karaktär kan laddas upp på webbplatsen, till exempel
nyhetsbrev och presentationer. Filer uppladdade lokalt på webbplatsen betraktas som kopior och ska därför sparas i original av verksamheten där den upprättats och hanteras enligt Region Östergötlands dokumenthanteringsplan för administrativa handlingar.

Dokument av bestående karaktär/styrande

Alla styrande dokument, rutiner och blanketter som ska visas på Region Östergötlands webbplatser ska vara publicerade i Dokumenta, som är regionens dokumenthanteringssystem för styrande dokument. Filer i Dokumenta kan visas externt genom att välja målgrupp "Allmänhet" för filen.

Politiska handlingar och protokoll

Alla politiskt styrande dokument diarieförs i ärendehanteringssystemet Evolution. Därefter läggs det beslutade dokumentet in i Dokumenta dokumenthanteringssystem. Handlingar och protokoll från politiska sammanträden läggs i NetPublicator.

Generella riktlinjer för dokument på webben

Tillgängliga dokument

Alla webbplatser i offentlig sektor ska leva upp Lagen om tillgänglighet till digital offentlig service (DOS-lagen). Det betyder att de dokument som publiceras på en webbplats också ska vara tillgängliga. Publicera aldrig ett skannat dokument på webben eftersom läshjälpmedel inte kan tolka det. Den verksamhet som tagit fram dokumentet är ansvarig för att det är tillgängligt för alla.

Skapa tillgängliga dokument för publicering på webben (Dokumenta) Länk till annan webbplats.

Skapa tillgängliga pdf-dokument (digg.se) Länk till annan webbplats.

Storlek och format

• Dokument för nedladdning ska så långt det är möjligt vara i PDF-format, oavsett originalformatet.
• När ett dokument ska användas som mall eller på något sätt bearbetas av besökaren, kan andra format än PDF kan vara aktuellt. Publicera då gärna två versioner av malldokument: en i originalformat (för vidare bearbetning av besökaren) och en i PDF-format (för läsning).
• Var tydlig med hur man ska använda dokumentet när du beskriver det i texten. Är det en mall, så skriver du det. Är dokumentet enbart för läsning, så skriver du det.
  
• Filer som publiceras ska vara så små som möjligt. Du kan till exempel anpassa upplösningen på en pdf för läsning på skärm för att minska filstorleken.

Använd tydliga filnamn

• Filnamnet ska beskriva vad filen innehåller. Använd inte interna arbetsnamn som filnamn. Undvik att döpa dokument efter artikelnummer, diarienummer, blankettnummer eller liknande. Om artikel- eller blankettnumren är kända hos besökarna bör de dock vara en del av filnamnet.
• Använd bara a-z, 0-9, och bindestreck (-) i filnamnet.
• Riktlinjer för länktexter gäller även publicerade filer och dokument.
  Länkar och länktexter

Arkivera och rensa dokument

• Det är alltid den senaste versionen av dokumentet som ska finnas på webbsidan.
• Radera alltid filer som inte längre är aktuella i sidans eller webbplatsens filarkiv. Det räcker inte att bara ta bort länken till filen.
• Alla uppladdade dokument på regionens webbplatser är att betrakta som kopior. Publicering på webben ersätter inte arkivering av dokument. Sidägaren eller den som ansvarar för ett dokument ansvarar också för att arkivera sina dokument enligt regler för arkivering i Region Östergötland.

Spara filen på sidan

• Filer ska som regel sparas på sidan (i sidans arkiv) och inte i det gemensamma dokumentarkivet.
• Observera! När du laddar upp en fil till "Filer på sidan" hamnar denna fil enbart på den webbsidan och kan bara nås därifrån. Slänger du sidan slänger du också filerna som är kopplade till den sidan. Kopierar du sidan kommer inte filerna följa med till den nya sidans filarkiv, eftersom de är kopplade enbart till originalsidan.
• Om du tror att dokumentet kommer att användas på flera sidor, kontakta enheten för digital kommunikation för att eventuellt spara dokumentet i webbplatsens/Intranätets gemensamma dokumentarkivet.

Publicera dokument på webben

Länka till en fil

På en webbsida kan en fil laddas upp i antingen i sidans högerkolumn eller som en länk i brödtexten i sidans mittenspalt. Låt sammanhanget avgöra var besökaren ska nå filen.

Lathund för högerkolumnen på Intranätet

På Sitevisions hjälpwebb hittar du en lathund för att länka till filer i mittenspalten.

Länktyper - fil (sitevision.se) Länk till annan webbplats.

Nå filer på sidan

"Filer på sidan" når du via sidans "Egenskaper". Här kan du radera och ladda upp filer på sidan. Sidans egenskaper når du genom att högerklicka på den aktuella webbsidan i trädstrukturen eller under kugghjulet i verktyglisten i redigeringsgränssnittet.