Dokument
Att publicera information i dokument på webben är alltid ett andrahandsval. Om en text lika gärna kan ligga direkt på en webbsida ska den göra det. Det ger en bättre tillgänglighet, bättre träffar i sökmotorer och är enklare att läsa via mobilen.
Omfattas av DOS-lagen
Alla webbplatser i offentlig sektor ska leva upp Lagen om tillgänglighet till digital offentlig service (DOS-lagen). Dokument som publiceras på en webbplats ska också ska vara tillgängliga. Dokument för nedladdning ska så långt det är möjligt vara i PDF-format, oavsett orginalformatet.
Publicera aldrig ett skannat dokument på webben eftersom läshjälpmedel inte kan tolka det.
Skapa tillgängliga dokument
Använd Region Östergötlands officemallar för att skapa tillgängliga dokument för nedladdning. När du använder mallarna får rubriker, brödtext och annan information rätt formatering och det blir lättare att skapa en tillgänglig PDF. Den verksamhet som tagit fram dokumentet är ansvarig för att det är tillgängligt.
Skapa tillgängliga pdf-dokument (digg.se) Länk till annan webbplats.
Storlek och format
När ett dokument ska användas som mall eller på något sätt bearbetas av besökaren, kan andra format än PDF kan vara aktuellt. Publicera då två versioner av malldokumentet: en i orginalformat (för vidare bearbetning av besökaren) och en i PDF-format (för läsning).
- Var tydlig med hur man ska använda dokumentet när du beskriver det i texten. Är det en mall, så skriver du det. Är dokumentet enbart för läsning, så skriver du det.
- Filer som publiceras ska vara så små som möjligt. Du kan till exempel anpassa upplösningen på en PDF för läsning på skärm för att minska filstorleken.
Använd tydliga filnamn
Filnamnet ska beskriva vad filen innehåller. Använd inte interna arbetsnamn som filnamn.
- Undvik att döpa dokument efter artikelnummer, diarienummer, blankettnummer eller liknande.
- Använd bara a-z, 0-9, och bindestreck (-) i filnamnet.
Att skapa bra länkar och länktexter
Arkivera och rensa dokument
Publicera alltid den senaste versionen på webbsidan. När ett dokument inte längre är aktuellt ska du ta bort länken och radera filen från sidans filarkiv. Det räcker alltså inte att bara ta bort länken.
Dokument på webbplatser är kopior
Alla uppladdade dokument på regionens webbplatser är att betrakta som kopior. Publicering på webben ersätter inte arkivering av dokument. Sidägaren eller den som ansvarar för ett dokument ansvarar också för att arkivera sina dokument enligt regler för arkivering i Region Östergötland.
Ska du publicera ett dokument på webbplats eller intranät?
När ett dokument publiceras på en extern webbplats eller på intranätet ska dokumentägaren säkerställa att dokumentet hanteras korrekt och att innehållet följer Region Östergötlands riktlinjer för hantering av information.
Styrande dokument och information (Region Östergötlands intranät) Länk till annan webbplats.